Spracovanie osobných údajov

Spracovanie osobných údajov pri poskytovaní služieb spoločnosti Image Lab SK s.r.o.

Obsah

1. Úvod. 2
2. Objednávky a fakturácia služieb. 2
3. Marketing a zdieľanie. 3
4. Služby Image Lab SK. 4
5. Diagnostika. 6
6. Prieskumy. 7

1. Úvod

Tento dokument popisuje, aké osobné údaje sú spracovávané v jednotlivých službách spoločnosti Image Lab SK s.r.o, účel a právny dôvod ich spracovania a dobu, ktorú sú uchovávané.

Spracovanie dát je popísané pomocou štruktúrovaných tabuliek, zachytávajúcich vyššie uvedené údaje vo vzťahu k dodaniu danej služby alebo produktu. V rámci plnenia jednej zmluvy môže byť poskytovaných niekoľko služieb napr. koučing aj diagnostika.

Samostatne je oddelený proces objednania a fakturácie služieb, ktorý je všetkým službám spoločný. Dáta potrebné pre objednanie a fakturáciu poskytovaných produktov a služieb sa potom v kartách jednotlivých produktov a služieb neobjavujú, ak nie sú použité na iný účel.

Ak bude do dodávky služieb našej spoločnosti zapojená tretia strana, budete na túto skutočnosť upozornení a identifikácia tejto tretej strany Vám bude oznámená.

V našich zmluvách jasne deklarujeme, komu sú výsledky služieb poskytované. Napríklad v rámci služby HR poradenstvo môžu byť výsledky zistení pri pohovore s uchádzačom alebo jeho testovanie oznamované zodpovednému pracovníkovi/pracovníkom objednávateľa. O tomto fakte informujeme aj posudzovaného uchádzača, ak už preukázateľne nedisponuje touto informáciou od objednávateľa

2. Objednávky a fakturácia služieb

Proces objednania, zazmluvnenia a fakturácie služieb je spoločný všetkým našim službám, preto je popísaný samostatne.

Tabuľka 1 Spracovávania osobných údajov v procese objednávania a fakturácie služieb

3. Marketing a zdieľanie

Proces spracovania osobných údajov pre účely marketingu je spoločný pre všetky poskytované služby. Platí v zásade, že bez súhlasu subjektov údajov nemôžu byť jeho osobné údaje pre účely marketingu použité.

Máme, tak ako väčšina komerčných spoločností, záujem propagovať svoje služby. K tomu používame ako naše webové stránky, tak sociálne siete, predovšetkým Facebook, Linked In a Instagram. Aj zamestnávatelia účastníkov našich školení majú záujem propagovať skutočnosť, že sú školení alebo tréningy, prípadne ďalšie služby, ktoré zaisťujeme, zamestnancom alebo partnerom.

Za účelom propagácie môžeme vyhotovovať v priebehu našich akcií fotografie účastníkov, v niektorých prípadoch (napr. teambuilding) video. Tieto fotografie alebo videá vyhotovujeme vždy iba so súhlasom účastníkov. V rámci súhlasu je uvedený presný rozsah spracovania, ku ktorému dávate súhlas vrátane informácie o tom, či môžu byť fotky a videá poskytnuté zamestnávateľovi, ktorý akciu objednal.

Fotografie a videá môžu byť poskytnuté aj účastníkom akcie.

Už pri vyhotovovaní fotografií a videí pre účely marketingu alebo zdieľania s účastníkmi budeme dbať na to, aby tí, ktorí nechcú byť fotení alebo natáčaní, mali možnosť byť mimo záber. Ak sa stane, že napriek tomu vzniknú fotografie alebo videá, na ktorých sa vyskytnú účastníci, ktorí neposkytli súhlas s ich vyhotovením, budú tieto fotografie/videá vymazané alebo z nich bude účastník odstránený, ak to bude možné. Alternatívnym postupom je rozostrenie tváre a postavy tých účastníkov, ktorí s fotením/natáčaním nesúhlasili.

Súhlasy budú archivované po dobu 3 rokov od doby kedy bude ukončené využitie foto a video dokumentácie k propagačným účelom.

Kópie súhlasov účastníkov budú, v prípade, že si objednávateľ vyžiadal foto alebo video dokumentáciu akcie, odovzdané objednávateľovi spolu s fotkami alebo videami spracovanými podľa vyššie uvedených pravidiel.

V prípade, že spolu s požiadavkou na foto alebo video dokumentáciu akcie objednávateľ našej spoločnosti doručí súhlasy účastníkov s týmto typom dokumentácie akcie, nezbierame súhlasy vlastné a tieto súhlasy archivujeme po dobu troch (3) rokov z dôvodu možných kontrol podmienok vyhotovenia dokumentácie.

Foto a video dokumentáciu vytvorenú výhradne za účelom dokumentácie priebehu akcie a účasti účastníkov alebo dokumentáciu, ku ktorej dali účastníci súhlas len objednávateľovi akcie pre jeho využitie, do 30 dní po odovzdaní objednávateľovi akcie vymažeme.

4. Služby Image Lab SK

Tabuľka 2 Spracovanie osobných údajov v službe „Školenie“

Tabuľka 3 Spracovanie osobných údajov v službe „HR poradenstvo“

Tabuľka 4 Spracovanie osobných údajov v službe „Vedenie strategických workshopov“

Tabuľka 5 Spracovanie osobných údajov v službe „Koučing“

Informácie získané v rámci koučingu sú v spoločnosti Image Lab uchovávané v šifrované podobe. Prístup k nim majú len konzultanti, ktorí koučing poskytujú.

5. Diagnostika

V rámci diagnostiky zriaďujeme ako záznamy z rozhovorov s diagnostikovaným, tak záznamy z pozorovania v rámci hodnotenia plnenia úloh, ktoré sú diagnostikovanému zadávané. Ako ďalšie diagnostické prostriedky používame testy a hodnotenie pomocou on-line aplikácie spoločností Thalento a Applifting s.r.o.

Spoločnosť Thalento so sídlom Corda Campus – Corda 6 | Kempische steenweg 293/35
3500 Hasselt, Belgie, (tel: +32 11 28 62 42, mail: info@thalento.com) poskytuje na svojom portáli www.thalento.com služby testovania výkonnosti, kompetencií, kognitívné testy a testy schopností, ktoré využívame pri poskytovaní našich služieb. Túto spoločnosť na SR zastupujeme, preto môžete svoju komunikáciu smerovanú na túto spoločnosť smerovať na nás a viesť ju v slovenskom jazyku.

Podmienky spracovania osobných údajov portálom Thalento sú uvedené tu: https://www.thalento.com/sk/privacy-statement-website/

Pre testovanie 360° spätnej väzby používame pre nás špeciálne vyvinutý portál Team Spirit dostupný na adrese www.teamspirit.sk, ktorý pre nás vyvinula spoločnosť Applifting s.r.o., Vítkova 439/21, 186 00 Praha 8, jej konateľom je Vratislav Kalenda (tel: +420 773 033 300, mail: vrata.kalenda@applifting.cz). Táto spoločnosť na základe zmluvy zaisťuje aj prevádzku tohto portálu a teda jej špecialisti v prípadoch, kedy potrebujú z prevádzkových dôvodov kontrolovať logy alebo operácie systému môžu vidieť vaše osobné údaje.

Podmienky spracovania osobných údajov portálom Team Spirit sú uvedené tu: https://imagelab.sk/gdpr

Vaše osobné údaje potrebné pre poskytnutie služby buď zadávate do portálu sami, alebo je poskytnete nám, prípadne Vášmu oddeleniu vzdelávania alebo HR. Následne sú do portálu zadané naším pracovníkom alebo pracovníkom odboru vzdelávania či HR.

Tabuľka 6 Spracovanie osobných údajov v službe „Diagnostika“

Výstupy hodnotenia Team Spirit 360° sú anonymizované. Vo výstupnom reporte nie sú uvádzaní respondenti, ale len ich skupiny. Preto odporúčame vytvorenie dostatočne veľkých skupín.

6. Prieskumy

Pre prieskumy vzdelávacích potrieb, inštrukcie ku kurzom alebo prieskumy názorov používame aplikáciu na portáli www.SURVIO.com vyvinutú a prevádzkovanú spoločnosťou Survio s.r.o., Hlinky 995/70, 603 00 Brno (mail: support@survio.com).

Obchodné podmienky tejto spoločnosti nájdete tu:  Survio – Obchodní podmínky.

Zásady ochrany osobných údajov nájdete tu: Survio – ochrana soukromí.

Výstupy prieskumov z tejto aplikácie sú anonymizované – neobsahujú osobné údaje len štatistiky a grafy.

V prípade registrovaného oznámenia je výstupom zoznam užívateľov, ktorí potvrdili príjem oznámenia.

Administrátor štúdie má k dispozícii prehľadový zoznam toho, kto na dotazník odpovedal a kto nie.

Tabuľka 7 Spracovanie osobných údajov v službe „Prieskumy“

[1] V zmluvách, na projekty hradené z EU môže byť požiadavka držať príslušnú dokumentáciu 10 rokov po ukončení projektu.

[2] V zmluvách, na projekty hradené z EU môže byť požiadavka držať príslušnú dokumentáciu 10 rokov po ukončení projektu.

[3] Z dôvodov merania zmeny/pokroku účastníka školení alebo tréningového programu je treba držať výsledky jeho testov dlhodobo.